OODO Oświadczenie pracownika przetwarzającego dane osobowe (RODO)

Jednym z podstawowych obowiązków nałożonych na inspektora ochrony danych jest zapewnienie wewnętrznego systemu bezpieczeństwa przetwarzania danych, na co składają się nie tylko instrukcja obrotu danymi w firmie (polityka bezpieczeństwa danych), ale również odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie dopuszczalnych czynności, jakie może on wykonywać na przetwarzanych w firmie danych osobowych. Dane osobowe muszą bowiem być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych. W efekcie zadaniem inspektora ochrony danych jest m.in. przeszkolenie i poinformowanie pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tych sprawach. 
Mimo, że prawo nie wskazuje konkretnych zasad szkolenia, dobrą praktyką firmy będzie przeszkolenie pracowników zarówno w zakresie ogólnych norm ochrony danych, jak i systemów ich przetwarzania bezpośrednio w firmie. Ponadto pracownik powinien uzyskać kompleksową informację na temat uzyskanych od klientów zgód dotyczących przetwarzania danych. Dzięki temu pracownik będzie świadomy zakresu, w jakim może korzystać z danych klienta, a w jakim to wykorzystywanie nie jest dozwolone. 
Pracownik powinien złożyć oświadczenie przed przystąpieniem do wykonywania pierwszej czynności na danych osobowych. Niedopuszczalnym jest, by praca na danych odbywała się bez złożenia oświadczenia lub innej formy udowodnienia, że pracownik został powiadomiony o zasadach przetwarzania danych w zakładzie pracy. Oświadczenie nie jest powszechne, tzn. należy je uzyskać wyłącznie od pracowników, którzy mają możliwość przetwarzać dane osobowe. Pozostałe osoby nie są do tego zobligowane. Oświadczenie składać powinny nie tylko osoby zatrudnione na umowie o pracę, ale również na podstawie innych stosunków cywilnoprawnych. 
Niezależnie od posiadanego przeszkolenia w zakresie przetwarzania, pracownik lub inny zatrudniony musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych udzielone przez zakład pracy (czyli przez administratora danych osobowych). Upoważnienie powinno być udzielone w zakresie nie większym niż zgody do przetwarzania tych danych, przekazane przez klientów zakładu pracy.