SZ (archiwalny) Specyfikacja zamówienia (Pro forma) - 15 pozycji

Określenie szczegółów zamówienia (specyfikacja) pozwala na jednoznaczne zdefiniowanie ilości oraz rodzaju zamawianych towarów. Służy ona przekazaniu odbiorcy – zamawiającemu informacji, w jaki sposób i jakiej jakości zamówienie ma zostać spełnione i dostarczone lub postawione do odbioru przez zamawiającego.

Specyfikacja zamówienia nie stanowi obligatoryjnego druku w trakcie procesu kontraktowania. Pozwala ona jednak uniknąć nieprecyzyjnie złożonego zapotrzebowania, szczególnie w przypadku składania go w formie ustnej.

Druk specyfikacji wystawiany może być przed realizacją zamówienia i wysyłany przed rozpoczęciem wysyłki lub przed przekazaniem towarów. Na druku warto wskazać nie tylko wszystkie elementy realizowanego zlecenia, ale również jego wartość. Pomocnym w przypadku dochodzenia ewentualnych roszczeń jest również umieszczenie na druku pola, na którym nabywca – zamawiający dokonuje potwierdzenia swoim podpisem  wszystkich jego elementów oraz kwoty, którą z tytułu dostawy należy uiścić (akceptacja warunków świadczenia).

W przypadku otrzymania potwierdzenia zamówienia istnieje bowiem prostsza droga dochodzenia w procesie cywilnym ewentualnych roszczeń z tytułu niezapłacenia należności pieniężnych za wykonaną dostawę (w postępowaniu uproszczonym).

Specyfikacja zamówienia nie stanowi faktury nawet jeśli zawiera wszystkie jej elementy  - tak wskazuje pismo Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa:
Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady, w terminie 7 dni od dnia dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego).

Prawo nie wskazuje ani terminu wystawienia specyfikacji, ani kwestii terminu zapłaty, wskazanego w druku. Nie określa również zasad ustalenia, czy płatność powinna zostać wykonana przed czy po dokonaniu dostawy, której specyfikacja dotyczy.